งานราชการ: ใช้สำเนาเอกสารราชการ ลดรอเรียกตัว ทำงานไวขึ้น

เอกสารราชการที่ใช้ซ้ำได้: เจาะลึกแบบเข้าใจง่าย ลดภาระเวลาตั้งแต่รอเรียกตัว

• ใช้สำเนาแทนต้นฉบับ ในหลายกรณี เพื่อไม่ต้องรอเอกสาร/ไม่ต้องตามของจริงวนไปมา
• ลดเวลาการส่งต่อและ ประหยัดเวลาโต้ตอบราชการ โดยเฉพาะงานลักษณะรับรอง/แจ้งข้อมูล/ตอบทราบ
• แนวคิด REUSE ช่วยลดการใช้กระดาษใหม่ ด้วยการนำกระดาษที่ใช้แล้วกลับมาใช้ด้านว่างตามเงื่อนไข
• มีระบบ เก็บเอกสารให้ตรวจสอบได้ เพื่อลดภาระการส่งกลับไปกลับมาเมื่อมีการตรวจสอบ
• ตั้งแต่เริ่มทำงาน ให้คิดว่าเอกสาร “ไหลลื่น” ได้อย่างไรด้วยสำเนา + การเก็บที่ค้นหาได้ไว

1. เอกสารราชการ “ใช้ซ้ำได้” สำคัญยังไงกับเวลางานของเรา?
2. ทำไมต้อง “ใช้สำเนา” แทน “ต้นฉบับ” ตั้งแต่แรก?
3. ตัวอย่างเอกสารที่มัก “ใช้สำเนาได้” (และใช้ยังไงให้ถูกทาง)
4. “REUSE” กับงานเอกสาร: ลดทั้งเวลาหาของเอกสารและลดกระดาษใหม่
5. วางระบบ “เก็บไว้ให้ตรวจสอบได้” ไม่ใช่เก็บแบบรอปัญหา
6. คำถามที่คนทำงานสารบรรณเจอบ่อย (FAQ)

ในงานสารบรรณของหน่วยงานราชการ มีแนวทางให้ “ใช้สำเนาแทนต้นฉบับ” ในหลายสถานการณ์ เพื่อหลีกเลี่ยงการต้องเรียกเอกสารซ้ำ ๆ จากเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานอื่น

ลองนึกภาพตามนี้นะครับ/ค่ะ

• เอกสารเรื่องหนึ่งต้องถูกส่งหลายหน่วย
• แต่ถ้าทุกหน่วยต้องใช้ “ต้นฉบับ” ก็ต้องรอผลัดกันใช้งาน
• จนท้ายที่สุดงานสะดุด ไม่ทันเวลา

แนวคิดที่ถูกพูดถึงคือ ใช้สำเนาเอกสารแทนต้นฉบับ ในกรณีที่ทำได้ และให้ระบบทำงานแบบ “หมุนเวียนเอกสาร” แทนการตามของจริงทุกครั้ง (ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมเราถึงต้องรู้หลักการตั้งแต่ตอนจัดทำ)

ประเด็นสำคัญ: ตามคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ ให้ใช้ สำเนาเอกสารราชการแทนต้นฉบับ ในหลายกรณี เพื่อลดเวลาการรอเรียกตัวและทำให้การโต้ตอบราชการมีประสิทธิภาพขึ้น (แหล่งข่าว: สำนักงานพัฒนาการจังหวัด https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf)

เหตุผลหลัก ๆ มีอยู่ 3 เรื่องที่เราเจอจริงในงานประจำ

ถ้าต้นฉบับอยู่ที่หน่วยงานหนึ่ง แต่หลายหน่วยงานต้องใช้ การส่งต้นฉบับวนไปวนมาแทบจะทำให้เวลาช้าลงทันที แต่ถ้าใช้ “สำเนา” หน่วยงานปลายทางทำงานต่อได้เลย ไม่ต้องรอต้นฉบับกลับมา

ยิ่งเรื่องเอกสารลักษณะ “รับรอง/แจ้งข้อมูล/ทราบผล” ยิ่งไม่จำเป็นต้องส่งต้นฉบับซ้ำทุกครั้ง เพราะเนื้อหาในสำเนาก็ใช้ประกอบการดำเนินการได้

อีกมุมที่หลายคนมองข้ามคือ “การสร้างเอกสารใหม่” หรือ “พิมพ์ซ้ำ” ถ้าหน่วยงานนำเอกสาร/กระดาษที่ใช้แล้วกลับมาใช้ซ้ำตามหลัก REUSE จะช่วยลดการใช้ทรัพยากรและค่าใช้จ่ายได้จริง (แหล่งข่าว: ศูนย์อนามัยที่ 9 กรมอนามัย https://hpc9.anamai.moph.go.th/web-upload/migrated/files/hpc9/n1477_a7a6362ec546be467c52746754a0961d_article_20180116172720.pdf)

ด้านล่างคือภาพรวมที่เจอบ่อย พร้อมแนวทางปฏิบัติแบบเข้าใจง่าย

เอกสารประเภทหนังสือรับรองจากส่วนราชการ มักมีหลักเกณฑ์การใช้กระดาษ (เช่น กระดาษครุฑสำหรับแจ้งบุคคลทั่วไป) และสามารถใช้แนวคิด “ไม่ต้องส่งต้นฉบับวนซ้ำ” ในกระบวนการที่เหมาะสมได้ (แหล่งข่าว: สำนักงานพัฒนาการจังหวัด https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf)

เคล็ดลับสำหรับงานจริง:

• จัดทำสำเนาคู่ฉบับไว้ที่ระบบ/หน่วยงานสารบรรณกลาง
• ส่ง “สำเนา” ไปให้หน่วยที่ต้องใช้ประกอบการทำงาน
• เก็บ “ต้นฉบับ” หรือเอกสารหลักไว้ให้ตรวจสอบได้ทันที

ในคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ มีแนวคิดชัดว่า “ให้ใช้สำเนา” เพื่อให้การทำงานไม่ต้องรอเอกสาร (แหล่งข่าว: สำนักงานพัฒนาการจังหวัด https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf)

เอกสารประเภทแจ้งผลการดำเนินการหรือการตอบรับทราบในบางกรณี สามารถใช้สำเนาเพื่อให้หน่วยที่เกี่ยวข้องรับรู้และดำเนินการต่อได้โดยไม่ต้องดึงต้นฉบับไปมา (แหล่งข่าว: สำนักงานพัฒนาการจังหวัด https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf)

หลายคนโฟกัสแค่ “ใช้สำเนา” แต่จริง ๆ แล้วมีเรื่อง “ใช้กระดาษที่เหลือ/ใช้แล้ว” กลับมาใช้ด้วย โดยอิงหลัก REUSE

แนวทางง่าย ๆ คือ

• ถ้าเป็นกระดาษที่พิมพ์หน้าเดียวหรือถ่ายเอกสารแล้ว
• ให้ใช้ด้านว่างในการพิมพ์/ถ่ายงานที่ไม่ต้องการต้นแบบพิเศษ

มีการกล่าวถึงการนำกระดาษหน้าเดียวไปใช้ด้านว่างตามมาตรการ REUSE เพื่อช่วยลดภาระงานและทรัพยากร (แหล่งข่าว: ศูนย์อนามัยที่ 9 https://hpc9.anamai.moph.go.th/web-upload/migrated/files/hpc9/n1477_a7a6362ec546be467c52746754a0961d_article_20180116172720.pdf)

อีกแนวทางที่ช่วยให้ระบบเอกสารไม่เละ คือ “แยก” ตั้งแต่ต้น

• แยกประเภทเอกสารใช้แล้ว
• เก็บเพื่อใช้ซ้ำ (ถ้าเข้าเงื่อนไข) หรือจำหน่ายตามกระบวนการที่เหมาะสม

หลักการแยกเอกสารใช้แล้วเพื่อใช้ซ้ำหรือจำหน่าย มีการกล่าวถึงเพื่อลดการผลิตกระดาษใหม่ (แหล่งข่าว: วุฒิสภา https://www.senate.go.th/assets/portals/358/fileups/253/files/G3/3.3/3.3.3%E0%B8%9E%E0%B8%A4%E0%B8%95%E0%B8%B4%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%A3%E0%B8%A1.pdf)

เวลาเอกสารถูกส่งออกไปแล้ว หน่วยงานเจ้าของเรื่องควรมีแนวคิดว่า “ถ้าหน่วยงานกลางหรือหน่วยตรวจสอบถามเพิ่ม จะหาทันทีหรือไม่?”

ดังนั้นจึงมีแนวทางเรื่อง เก็บเอกสารเพื่อตรวจสอบชั่วคราว และให้เจ้าของเรื่องรับผิดชอบ ลดภาระการต้องส่งทุกอย่างกลับไปกลับมา (แหล่งข่าว: สำนักงานพัฒนาการจังหวัด https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf และ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม http://courseware.npru.ac.th/admin/files/20221011101747_6108cd12199018f2d1574c2657df8d6b.pdf)

• จัดทำสำเนาคู่ฉบับไว้หน่วยสารบรรณกลาง (แทนการส่งต้นฉบับทุกครั้ง) https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf
• ระบุสถานะเอกสารว่า “ฉบับใดเป็นฉบับหลัก/เก็บที่ไหน”
• ทำการจัดเก็บให้ค้นหาได้ภายในเวลาที่กำหนด

โดยทั่วไปจะพบแนวทางใช้สำเนากับเอกสารประเภท หนังสือรับรอง/การส่งสำเนาเอกสาร/การตอบรับทราบที่ไม่สำคัญ รวมถึงมีการกล่าวถึงการใช้กระดาษครุฑตามรูปแบบที่เกี่ยวข้อง (แหล่งข่าว: สำนักงานพัฒนาการจังหวัด https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf)

ช่วยครับ/ค่ะ เพราะแนวคิด REUSE ช่วยลดการพิมพ์งานใหม่จากกระดาษจำนวนมาก และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านวัสดุ (แหล่งข่าว: ศูนย์อนามัยที่ 9 https://hpc9.anamai.moph.go.th/web-upload/migrated/files/hpc9/n1477_a7a6362ec546be467c52746754a0961d_article_20180116172720.pdf และ วุฒิสภา https://www.senate.go.th/assets/portals/358/fileups/253/files/G3/3.3/3.3.3%E0%B8%9E%E0%B8%A4%E0%B8%95%E0%B8%B4%E0%B8%81%E0%B8%A3%E0%B8%A3%E0%B8%A1.pdf)

โดยแนวทางทั่วไปคือ

• หาสำเนามาแทน (ถ้ามี) หรือ
• ซ่อมแซมเอกสารให้กลับมาใช้งานได้ และ
• รายงานผู้บังคับบัญชาตามขั้นตอน

(แหล่งข่าว: สำนักงานพัฒนาการจังหวัด https://www.phairob.go.th/post/000000957-0813e83143c88d5abe801e740964b04f.pdf และ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม http://courseware.npru.ac.th/admin/files/20221011101747_6108cd12199018f2d1574c2657df8d6b.pdf)

1. เช็กงานเอกสารที่คุณกำลังจะส่งว่า “จำเป็นต้องใช้ต้นฉบับจริงไหม”
2. ถ้าทำได้ ให้จัดทำ สำเนาส่งแทน และเก็บฉบับหลัก/ฉบับตรวจสอบตามระบบของหน่วยงาน
3. ตั้งกล่อง/แฟ้ม “เอกสารใช้แล้ว” แยกไว้ เพื่อใช้ซ้ำตาม REUSE หรือดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
4. ทำรายการง่าย ๆ ว่า “สำเนาอยู่ที่ไหน” เพื่อไม่ให้เสียเวลาในวันต้องตามเอกสาร

ถ้าคุณอยากเตรียมตัวเรื่องงานเอกสารให้ทำเร็วขึ้นและลดความผิดพลาดจากการส่งต้นฉบับโดยไม่จำเป็น คลิกดูแนวทางงานสารบรรณ/เอกสารที่ใช้ซ้ำได้ จากแหล่งข้อมูลต้นทางเพื่อเอาไปปรับใช้กับหน่วยงานของคุณได้ทันที (เช่น คู่มือที่ระบุแนวทางการใช้สำเนา): คู่มือแนวทางการใช้สำเนา